Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política explica cómo I.E. INSTITUTO NUEVO AMANECER recoge, usa, guarda y protege los datos personales de sus estudiantes, acudientes, empleados y demás personas con las que se relaciona. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 y, por tratarse de información de niñas, niños y adolescentes, de la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia).

1. Quién responde por sus datos

Responsable	I.E. INSTITUTO NUEVO AMANECER
NIT	28.296.872-8
Domicilio	San José de Cúcuta, Colombia
Dirección	Calle 7 N° 21-40, Barrio Nuevo Horizonte
Teléfono	3212969344
Correo electrónico	inuevoamanecer1996@gmail.com
Área encargada	Secretaria Academica

2. Qué datos tratamos

Recogemos únicamente lo que necesitamos para prestar el servicio educativo y cumplir nuestras obligaciones legales:

Categoría	Información
Identificación del estudiante	Nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo.
Fotografía Dato sensible	Imagen del rostro del estudiante.
Contacto del acudiente	Nombre del representante, teléfono y correo electrónico.
Información académica	Curso, calificaciones, asistencia, observaciones y trazabilidad de quién modificó cada nota.
Información financiera	Pagos, saldos, becas y descuentos aplicados.
Documentos de matrícula	Constancia de qué requisitos documentales fueron entregados y cuándo.
Datos de empleados	Identificación, hoja de vida, profesión, salario base y comprobantes de nómina.

Sobre los datos sensibles

El artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 llama sensibles a los datos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación. La fotografía del estudiante está en esa categoría. Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y así se lo advertimos cada vez que se los solicitamos.

3. Para qué los usamos

Estas son todas las finalidades. No usamos su información para nada distinto, y si alguna vez necesitáramos hacerlo, le pediríamos una autorización nueva.

• Formalizar y administrar la matrícula

  Registrar al estudiante, asignarlo a un curso, llevar el libro de matrícula con su número de libro y folio, y conservar la hoja de vida académica.

  Necesario para ejecutar el contrato de matrícula.

• Prestar el servicio educativo

  Registrar calificaciones, asistencia, observaciones de convivencia y horarios; generar boletines y actas de comisión de evaluación.

  Necesario para ejecutar el contrato de matrícula.

• Cobrar y controlar los pagos

  Liquidar pensiones y otros cobros, aplicar becas y descuentos, emitir recibos y paz y salvos, y llevar el estado de cuenta del estudiante.

  Necesario para ejecutar el contrato de matrícula.

• Expedir certificados y constancias

  Emitir certificados de estudio, de matrícula y demás documentos institucionales, incluido su código de verificación pública.

  Necesario para cumplir una obligación legal de la institución.

• Atender requerimientos de autoridades

  Reportar al Ministerio de Educación, la Secretaría de Educación, el DANE, el ICBF y demás autoridades cuando la ley lo exija.

  Necesario para cumplir una obligación legal de la institución.

• Comunicarnos con el acudiente

  Enviar circulares, citaciones, avisos académicos y recordatorios de pago al correo y teléfono registrados.

  Necesario para ejecutar el contrato de matrícula.

• Fotografía de identificación

  Conservar una fotografía del estudiante para identificarlo dentro del sistema, en el carné y en documentos institucionales de uso interno.

  Se realiza únicamente con su autorización previa y expresa.

• Divulgación de imagen Opcional

  Publicar fotografías o videos del estudiante en carteleras, la página web institucional y redes sociales del colegio, en el marco de actos como izadas de bandera, grados y actividades culturales o deportivas.

  Se realiza únicamente con su autorización previa y expresa.

Las finalidades marcadas como opcionales puede negarlas o revocarlas cuando quiera, y negarlas no afecta la matrícula ni el servicio educativo. Las demás sostienen el contrato o una obligación legal, y por eso no pueden suspenderse mientras el estudiante esté matriculado.

4. Datos de niñas, niños y adolescentes

La ley trata este punto con especial rigor y nosotros también. El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe por regla general tratar datos de menores de edad, y solo lo permite cuando el tratamiento responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales.

Tratamos los datos de nuestros estudiantes porque prestarles educación —matricularlos, calificarlos, certificar sus estudios, protegerlos— es precisamente aquello que su interés superior exige. Además:

• La autorización la otorga el representante legal del estudiante.
• Antes de otorgarla, se escucha la opinión del menor, valorada según su madurez y su capacidad de comprender el asunto, como exige el artículo 2.2.2.25.2.10 del Decreto 1074 de 2015. Dejamos constancia de que se hizo.
• Nunca publicamos la imagen de un estudiante sin autorización expresa y separada para ello, que puede negarse sin consecuencia alguna.
• No usamos los datos de los estudiantes con fines comerciales ni publicitarios, ni los vendemos, ni los cedemos a terceros para que los usen por su cuenta.

5. Sus derechos

El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 le reconoce, como titular —o como representante legal del titular—, los siguientes derechos:

• Conocer gratuitamente sus datos y cómo los estamos usando.
• Actualizar y rectificar lo que esté desactualizado, incompleto o sea inexacto.
• Solicitar prueba de la autorización que usted nos dio, salvo cuando la ley nos exime de pedirla.
• Ser informado, cuando lo pida, sobre el uso que le hemos dado a sus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

Nadie está obligado a agotar primero un trámite ante nosotros para quejarse ante la Superintendencia, pero la ley sí exige haber presentado antes la consulta o el reclamo para que la queja proceda.

6. Cómo ejercerlos

Tiene tres caminos, todos gratuitos:

1. El formulario en línea de esta misma página, que le entrega un número de radicado de inmediato.
2. Un correo a inuevoamanecer1996@gmail.com.
3. Por escrito en la sede de la institución, Calle 7 N° 21-40, Barrio Nuevo Horizonte.

Indíquenos su nombre, su documento de identidad, un canal de respuesta y una descripción clara de lo que solicita. Si escribe como representante legal de un estudiante, dígalo: necesitamos verificar esa condición antes de entregar información sobre un menor.

Plazos de respuesta

• Consultas: máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, se lo informamos con los motivos y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.
• Reclamos: máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más, informándole antes del vencimiento.
• Si el reclamo llega incompleto, se lo pedimos completar dentro de los 5 días hábiles siguientes. Si pasa un mes sin que responda, entendemos que desistió.

Mientras un reclamo esté en trámite, el dato reclamado queda marcado como "reclamo en trámite", como ordena el artículo 15 de la ley.

7. Cuánto tiempo conservamos la información

• Información académica: De forma indefinida, por el deber legal de certificar los estudios cursados.
• Información financiera: Diez (10) años, conforme al término de conservación de documentos contables del Código de Comercio.
• Imagen para divulgación: Hasta que se revoque la autorización. Revocarla detiene nuevas publicaciones y obliga a retirar las que estén bajo control del colegio; no alcanza copias ya descargadas por terceros.
• Solicitudes de habeas data: Tres (3) años desde la respuesta, como prueba de haber atendido en plazo.

Conviene decirlo sin rodeos: el historial académico no se borra, ni siquiera a petición del titular. La institución está obligada a poder certificar años después qué estudios cursó una persona, y esa obligación legal prevalece sobre la solicitud de supresión. Si nos pide borrarlo, se lo negaremos con esta explicación por escrito.

8. Con quién compartimos la información

Solo con quien deba recibirla, y solo lo que deba recibir:

• Autoridades educativas y de control —Ministerio de Educación, Secretaría de Educación, DANE, ICBF, entes de control— cuando la ley lo ordene.
• Autoridades judiciales y administrativas, mediante orden que las faculte para exigirlo.
• Proveedores tecnológicos que alojan el sistema o envían nuestros correos, que actúan como Encargados del Tratamiento: solo pueden usar los datos para prestarnos el servicio y están obligados a la misma reserva.

No vendemos, arrendamos ni cedemos datos personales con fines comerciales.

9. Cómo los protegemos

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, entre ellas:

• Acceso mediante usuario y contraseña individual, con cambio obligatorio en el primer ingreso.
• Verificación en dos pasos para las cuentas administrativas.
• Perfiles de acceso: cada funcionario ve únicamente lo que su función requiere, y los acudientes solo la información de sus propios hijos.
• Registro de auditoría de las modificaciones de calificaciones.
• Transmisión cifrada mediante HTTPS y copias de seguridad periódicas.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Si llegara a ocurrir un incidente que comprometa datos personales, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio e informaremos a los afectados.

10. Vigencia

Esta política corresponde a la versión 1.0. Rige desde el 12 de febrero de 2026 y permanece vigente mientras la institución preste el servicio educativo.

Las bases de datos permanecerán activas mientras sean necesarias para las finalidades descritas y durante los términos de conservación de la sección 7.

Cualquier cambio sustancial se comunicará por los canales habituales antes de entrar a regir. Si el cambio afecta finalidades para las que se requiere autorización, solicitaremos una autorización nueva: no damos por extendida la anterior.